Бизнес-процестерді автоматтандыру: BPM жүйесі

Бизнес-процестерді автоматтандыру компания бір адамның басында жұмыс тәртібін сақтауды тоқтатқан кезде басталады. Келісімшартты бекіту, қызметкерді жұмысқа алу, сұранысты сатып алу, тауарды қайтару – бұл бір реттік әрекеттер емес, жауапкершілік пен мерзімдері бар қайталанатын қадамдар тізбегі. Олар қағазда және жүйеде болмаса да, әр уақытта бәрі басқаша жүреді: біреу қадамды ұмытып кетті, біреу мақұлдамады, ал негізгі менеджер демалыста болған кезде процесс тоқтайды. BPM жүйесі мұндай тізбектерді бірдей жұмыс істейтін және белгілі бір қызметкердің жадына тәуелді емес басқарылатын сценарийге айналдырады.

Неліктен «бастағы» процесс бұзылады?

Бизнес-процесс - бұл нәтижеге әкелетін қадамдар тізбегі: сатып алу сұрауынан ақылы шот-фактураға, жаңа клиенттен қол қойылған келісімшартқа дейін. Мәселе мынада, Өзбекстандағы көптеген компанияларда бұл тапсырыс хат алмасуда, Excel бағдарламасында және ауызша келісімдерде өмір сүреді. Қадамдарды өткізіп жібереді, мақұлдау бір апта бойы менеджерге жабысып қалады, ал жауапты адам өзгереді - енді тапсырмаға кім жауапты екенін ешкім түсінбейді. Адамдар мен нүктелер неғұрлым көп болса, процесс соғұрлым жиі бұзылады: құжат визасыз төлемге жіберілді, тауар теңгерімді тексермей жөнелтілді, жаңа қызметкер тіркелді, бірақ олар рұқсат беруді ұмытып кетті. Әрбір мұндай сәтсіздік уақытты, ақшаны және жүйкені ысырап етеді, дегенмен қадамдардың өзі бұрыннан белгілі және бірнеше рет қайталанады.

BPM Taska-да не береді?

Taska-да бизнес-процестер тек тапсырмалар тізімі емес, технологиялық қозғалтқышы бар жеке модуль болып табылады. Сіз қайталанатын сценарийді үлгі ретінде бір рет сипаттайсыз: мысалы, «дайындау - заңгердің тексеруі - басшының бекітуі - қол қою - бухгалтерияға тапсыру» қадамдары бар «Келісім-шартты жасау». Содан кейін жүйе әрбір іске қосуды өзі басқарады: әрбір қадамда қажетті жауапты адам үшін тапсырма автоматты түрде жасалады және келесі қадам алдыңғысы жабылмайынша басталмайды. Мақұлдаулар мен шарттар тікелей процеске енгізіледі - егер сатып алу сомасы шектен жоғары болса, өтінім директорға қосымша мақұлдауға жіберіледі; төмен болса, ол автоматты түрде өтеді. Оқиға триггерлері процестерді нақты жұмыспен байланыстырады: мәміле «жеңген» күйіне өтті - тіркеу және жөнелту процесі басталады; тапсырма мерзімі өтіп кетті - менеджерге хабарлама жіберіледі.

• Қайталанатын процестерге арналған шаблондар: келісімді бекіту, қызметкерді жалдау, сатып алу сұрауы, қайтару - оны бір рет сипаттаңыз, түймені пайдаланып іске қосыңыз.
• Автоматты тапсырмалар және қадамдарға жауаптылар: әр кезеңде жүйенің өзі тапсырманы дұрыс адамға тағайындайды, келесі қадам алдыңғысын жаппай басталмайды.
• Бекітулер мен шарттар: менеджер визалары, өтінімнің сомасы немесе түрі бойынша филиалдар, мақұлдау тоқтап қалса, автоматты түрде көтеру.
• Оқиға триггерлері: процесс мәміледегі немесе тапсырмадағы оқиғадан басталады – ұтып алынған мәміле, жаңа клиент, мерзімі өткен мерзім.
• Кезеңдердің уақытын бақылау: әр қадамның өз мерзімі бар, сіз процестің қай жерде және кімде тұрғанын көре аласыз, «хат алмасуда» емес.

Мұның әдеттегі тапсырмалардан айырмашылығы неде?

Әдеттегі тапсырма - бір реттік тапсырыс: «клиентке қоңырау шалу», «шотты төлеу». Оны адам белгілейді және ол бұл туралы және одан әрі не істеу керектігін есіне алады. BPM процесі логиканың жүйеге енгізілгендігімен ерекшеленеді: қадамдардың реті, кім не үшін жауапты, қандай жағдайда не болады және қандай уақыт шеңберінде. Қызметкерге бүкіл тізбекті өз басында ұстап, одан әрі кімге өту керектігін шешудің қажеті жоқ - ол жай ғана қадамын жауып тастайды, ал жүйенің өзі келесі жауапты адамға келесі тапсырманы жасайды. Егер ертең менеджер жұмыстан кетсе немесе демалысқа шықса, процесс бұзылмайды: ол бірдей сценарий бойынша жүреді, өйткені ережелер біреудің жадында емес, Таскада тұрады. Бұл қолмен басқарудан басқарылатын жұмыс ағынына көшу.

Оны кім үшін және қалай жүзеге асырамыз?

Бизнес-процестерді автоматтандыру бірнеше қатысушылары мен мақұлдаулары бар қайталанатын тізбектер бар жерде қажет: сатып алу сұраныстары мен қайтарулары бар сауда және көтерме сауда, қабылдау және сапаны бақылау арқылы өндіріс, жобаны іске асыру кезеңдері бар қызметтер, барлық нүктелерде бірдей жұмыс істеуі маңызды болатын филиалдары бар компаниялар. Біз кілтті тапсыру процестерін жүзеге асырамыз: біз сіздің компанияңызда жұмыс қалай жұмыс істейтінін талдаймыз, негізгі процестерді үлгілер ретінде сипаттаймыз, бөліміңіз үшін қадамдарды, жауапкершіліктерді, мақұлдауларды және триггерлерді орнатамыз, команданы орыс тілінде оқытамыз. Біз жұмыс ядросын 14 күн ішінде іске қосамыз, содан кейін процестерді өзгертуге және олардың өсуіне қарай қосуға болады - әрбір өзгеріс үшін бағдарламашысыз.

Заттарды ретке келтіруге дайын

Taska - Өзбекстандағы бизнеске арналған бір жүйедегі CRM, ERP және тапсырмалар менеджері, мұнда бизнес-процестер шынымен автоматтандырылған: бекіту үлгілері, транзакциялар мен тапсырма оқиғалары үшін қадамдар бойынша автоматты тапсырмалар, шарттар мен триггерлер, әрбір кезеңнің уақытын бақылау. Біз бос қорапты бермейміз, бірақ сіздің компанияңыз үшін процестерді сипаттап, теңшейміз және 14 күн ішінде жұмыс ядросын іске қосамыз. Тегін кеңес алуға өтініш қалдырыңыз - біз сіздің процестеріңізді талдаймыз және оларды сәтсіздіктер мен шығындарсыз басқарылатын ағынға қалай айналдыру керектігін көрсетеміз.